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El riesgo de fraude ante la realidad del trabajo remoto

Por Linette E. Flores Estronza, CFE, MBA

El home office tiene sus beneficios, pero trae consigo retos que como empresa se deben manejar.

El brote de COVID-19 ha incrementado riesgos tanto en salud, como en seguridad y fraude, especialmente ahora que muchos empleados trabajan de la casa. En respuesta a esta realidad, toma especial importancia la necesidad de ser rigurosos en la información que se pone a disposición de los profesionales que desarrollan su actividad en este ámbito.

Muchos empleados que trabajan en el hogar deben descargar datos comerciales importantes en sus computadoras personales y/o utilizar computadoras portátiles o dispositivos propiedad de sus empleadores. Esto aumenta los riesgos de filtraciones de datos accidentales o intencionales.

Ante esta realidad, ¿Qué deben hacer las organizaciones? ¿Cómo prevenir o mitigar la pérdida tanto de información como de activos de la organización?

Sabemos que los esquemas de fraude ocupacional pueden ser tan simples como la apropiación de papel, tintas de impresora y otros suministros de oficina, hasta esquemas complejos para mejorar los resultados operativos u ocultar obligaciones en los estados financieros.

Pero, más allá de la protección y de la continua seguridad en línea que debemos continuar, una de las medidas a tomar es, reforzar el control interno y el área de cumplimiento. Aunque estas son áreas que no generan ingresos, eliminar o disminuir estas áreas sólo sirve para dejar a las organizaciones más vulnerables a la creciente vulnerabilidad de fraude. Según Bruce Dorris, presidente de ACFE “No podemos
controlar el ritmo acelerado de cambio debido a la pandemia, pero si como reaccionamos ante ella”.

Con la aparición del coronavirus, el terreno del fraude ha cambiado. Los riesgos son diferentes, lo que significa que el área de cumplimiento y el programa de prevención de fraude debe ser diferente. Veremos un cambio fundamental en los perfiles de riesgo que tendremos que abordar. Por tanto, las políticas de la empresa deben revisarse y adaptarse a esta nueva realidad. Debemos asegurarnos, que tenemos las herramientas, adiestramiento y personal necesario para enfrentarlo y manejarlo.

De la misma forma, las culturas de las empresas están también en riesgo y están cambiando debido a la nueva naturaleza del trabajo. Como patronos tenemos la oportunidad de crear culturas antifraude más sólidas y confiables.

Debemos encontrar una forma diferente de construir y fortalecer esa cultura ética corporativa para crear el tipo de entorno de control que necesitamos para prevenir el fraude.

La necesidad desesperada de que todo continúe moviéndose presenta enormes oportunidades y presiones para el fraude, especialmente para aquellos que están bajo presión para cumplir objetivos o cuyo empleo está en riesgo.

Como dueños de empresas debemos tener esto en mente y tomar acción proactiva para mitigar el impacto que pueda tener esto en nuestra empresa.

Es muy probable que el fraude interno aumente, por ende, no podemos confiar en los controles internos tradicionales. Tampoco podemos confiar en las habilidades antifraude existentes. Debemos establecer procesos para proteger la información que cada uno maneja.

Sabemos que hay riesgos inherentes máxime si los piratas informativos externos obtienen acceso a las computadoras domésticas, pero mínimo hay acciones que como empresa se pueden abordar para limitar los riesgos de pérdida asociados a esta nueva forma de trabajo. Entre ellos:

  • Revisar los programas de acceso, autorización y autenticación de su organización y asegúrese de que tengan los controles adecuados para monitorear la actividad y detectar anomalías que podrían indicar fugas de datos o infracciones.
  • Documentar y auditar el entorno para confirmar que cuentan con tecnologías de seguridad para marcar, informar y abordar acciones sospechosas.
  • Haga que esas tecnologías de seguridad trabajen horas extras mediante el uso de herramientas para monitorear la actividad a fin de detectar intentos inusuales de ver, copiar o mover datos, además de marcar cualquier intento de acceder o modificar sistemas.

Las presiones que motivan a cometer fraude van a ir aumentando. Por tanto, las defensas destinadas a prevenir el fraude deben aumentar simultáneamente. Debemos revisar e implementar controles adicionales a fin de mitigar toda pérdida por fraude. Con el fraude en aumento debido a la recesión económica y la pandemia mundial, ahora es el momento de invertir en controles antifraude.

Seamos proactivos y efectivos en la lucha contra el fraude.

La autora es contable y examinadora de Fraude Certificada Especialista en Planillas de Contribución sobre IngresosMiembro de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados Austin, Tx & San Juan, PR Capítulo 61.

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laislaoeste@gmail.com

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