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El verdadero costo del fraude para una organización sin fines de lucro

Por Linette Flores

Las organizaciones sin fines de lucro cumplen un papel vital en la sociedad. Estas empresas brindan servicios a las personas más necesitadas, por lo que el riesgo de fraude es una preocupación seria que puede tener consecuencias devastadoras.

Más allá de la pérdida financiera inmediata, un costo potencial aún mayor de fraude para las organizaciones sin fines de lucro es el daño a la reputación que puede ocurrir. Debido a que la mayoría de las organizaciones sin fines de lucro dependen del apoyo de donantes, “grants” u otras fuentes públicas, su reputación se encuentra entre sus activos más valiosos.

Según el Informe, “2018 Report to the Nations”, realizado por la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados de Estados Unidos, (ACFE), y mostrado en esta gráfica, las organizaciones sin fines de lucro fueron víctimas en sólo el 9% de los fraudes y tuvieron la pérdida media más pequeña de USD de $75,000; sin embargo, para muchas entidades sin fines de lucro, los recursos financieros son extremadamente limitados y una pérdida de USD de $75,000 puede ser devastadora.

¿Qué debemos hacer para no perder la confianza y reputación que tenemos?

Todas las organizaciones sin fines de lucro con activos están en riesgo de fraude, y lamentablemente, la mayor parte del fraude es realizado por personas contratadas para llevar a cabo la misión de la organización. La publicidad negativa y la posible pérdida de fondos son su mayor preocupación y por tanto en ocasiones no reportan estos casos.

Según el informe del ACFE, el 38% informa que la razón principal para no referir los casos a las autoridades fue precisamente miedo a la mala publicidad. De hecho, irónicamente esta práctica se ha ido disminuyendo en los pasados 10 años en un 16%.

Como con todos los problemas de riesgo, la responsabilidad final de identificar brechas y desarrollar controles de fraude recae en la gerencia. Por tanto, la junta directiva y los ejecutivos de la organización sin fines de lucro deben tomar medidas efectivas para minimizar el riesgo.

Al establecer un entorno en el que se espere un comportamiento ético, cerrar brechas en los controles internos y desarrollar un programa proactivo de identificación y respuesta al fraude, las organizaciones sin fines de lucro pueden reducir significativamente los riesgos financieros y de reputación asociados con el fraude.

¿Qué problemas enfrentan las organizaciones sin fines de lucro?

Las organizaciones sin fines de lucro pueden ser blanco de ladrones internos y externos porque en ocasiones no cuentan con controles fuertes establecidos.

¿Por qué? Debido a que tienen recursos limitados para abordar el tema de los controles internos y fraude. Esto los hace más vulnerables ya que un empleado podría reconocer esta falta de controles y usarlo como una oportunidad para cometer fraude.

Para combatir esta compleja amenaza, las organizaciones sin fines de lucro enfrentan una necesidad crítica de abordar el fraude desde la cima, comenzando con más orientación y compromiso de los líderes y las juntas para crear un entorno antifraude y supervisar una función de gestión de riesgos de fraude.

¿Qué podemos hacer para abordar este problema? Entender la frecuencia de esquemas más comunes dentro de tu industria es un buen comienzo. Esto te puede ayudar a evaluar y diseñar controles para protegerte contra los esquemas que representan una amenaza en tu industria.

En el caso de servicios religiosos, caritativos o sociales el esquema más común según el informe de ACFE fue, Facturación con un 40%, Corrupción con un 34% y Reembolsos de Gastos un 29%. Los esquemas de nómina ocurrieron con mayor frecuencia en los sectores religiosos, caritativos o sociales y en los sectores de atención médica.

Dicho esto, corresponde como mínimo implementar controles que ayuden a minimizar este riesgo, comenzando con llevar un mensaje sólido y fuerte que es una empresa que no tolera el fraude y el que lo cometa será descubierto, responsabilizado y procesado de acuerdo a lo que corresponda en ley.

El acceso a las cuentas de la organización debe estar severamente restringido. Se recomienda implementar prácticas contables sólidas, que incluyan “software”, auditorías sorpresa y conciliaciones periódicas. El MONITOREO / ANÁLISIS DE DATOS y las AUDITORÍAS SORPRESA se correlacionaron con las mayores reducciones en la pérdida y duración del fraude.

¿Qué otros controles se pueden implementar?

  1. ¡Restringe Accesos! Esto incluye efectivo y cheques en existencia. Tener más de una persona presente cuando se cuenta el dinero.
  2. Las funciones de efectivo como depósitos, emisión de cheques y conciliaciones bancarias deben ser manejadas por diferentes personas.
  3. Las conciliaciones bancarias deben estar actualizadas. Considere contratar ayuda temporal para actualizar sus conciliaciones bancarias si está atrasado.
  4. No firme previamente los cheques.
  5. ¡No seas demasiado confiado!

El fraude ha visto a muchas organizaciones sin fines de lucro perder fondos por millones de dólares en circunstancias poco claras. Por eso es importante y necesario implementar programas y mecanismos que les ayude a fortalecer su imagen y minimizar el riesgo al que todos están expuestos.

Puerto Rico enfrenta muchos retos como país y la respuesta del sector sin fines de lucro ha sido inmediata. Seamos proactivos y efectivos en la lucha contra el fraude.

La autora es contable y examinadora de fraude certificada. Visita su página en facebook: Fraud Prevention & Control Consulting.

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laislaoeste@gmail.com

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