Por Brenda L. Rodríguez Galarza, CPA / Directora Regional PR SBTDC, San Germán
Cuando hablamos de desastre, para el puertorriqueño no es difícil entender lo que significa esta palabra. En los últimos tres años hemos vivido tres desastres que han marcado nuestras vidas e historia como pueblo. Imposible olvidar los estragos causados por el huracán María, los terremotos en el área suroeste y la pandemia de COVID-19, que no tenemos certeza de cuándo acabará. Todos estos eventos son inevitables; sin embargo, podemos preparar un plan de contingencia para que su impacto sea menor en los negocios.
El propósito del plan de contingencia es tener una guía para la continuidad del negocio ante una emergencia o desastre natural considerando lo que puede controlar para evitar la paralización del negocio o minimizar ese período de tiempo. Es un documento vivo que debe revisarse periódicamente. Consideremos diferentes tipos de emergencias como huracanes, terremotos, inundaciones, fuegos, interrupciones en el servicio eléctrico y comunicaciones, entre otros.
A continuación, las recomendaciones para lograr la efectividad del plan de contingencia:
- Hacer una evaluación de los posibles riesgos que enfrenta la empresa y los recursos necesarios para trabajar o mitigar los mismos.
- Asignar un presupuesto o fondo de emergencia para poner en marcha el plan de contingencia. Asegurarse de que cuenta con planta eléctrica, cisterna de agua, sistema de “back up” para guardar la data del negocio, equipo de protección y suministros, entre otros.
- Hacer un comité de emergencia y asignar un coordinador.
- Identificar los productos y/o servicios que es necesario que se sigan ofreciendo aún en una emergencia.
- Revisar las pólizas de seguros considerando los diferentes tipos de emergencias y el valor de los activos que va a proteger.
- Tener copias tanto físicas como digitales de documentos importantes y esenciales de la empresa como planillas, estados financieros, escrituras, contratos, planos, inventarios, listado de proveedores y clientes.
- Tener un plan de comunicación que incluya listados de teléfonos y direcciones para en caso de emergencia pueda tener contacto con empleados, clientes, suplidores, entre otros.
- Identificar un lugar alterno por si es necesario mover operaciones de su negocio de manera provisional.
- Realizar simulacros y hacer ajustes al plan, de ser necesario.
- Identifique las agencias y/o organizaciones que le pueden asistir luego de una emergencia para acceder a ayudas o préstamos gubernamentales.
Está comprobado que el negocio que tiene un plan de contingencia puede afrontar los efectos de un desastre y regresar a sus operaciones en tiempo más corto. En la página del PR SBTDC www.prsbtdc.org puedes encontrar un formato para que prepare su plan de contingencia. Nuestros consultores de negocios pueden ayudarle a través de asesoría individualizada a preparar el mismo libre de costo.
La autora es directora regional del Puerto Rico Small Business & Technology Development Center (PR SBTDC) de la Universidad Interamericana, Recinto de San Germán. Para preguntas o comentarios puede llamar al (787) 264-1912 extensión 7715 o al (787) 892-6760; o visitar la página web www.prsbtdc.org
El Centro de Desarrollo de Pequeñas Empresas y Tecnología (PR SBTDC, por sus siglas en inglés) es un programa federal que ofrece servicios de consultoría individualizada libre de costo y capacitación empresarial a pequeños y medianos empresarios en acuerdo cooperativo entre la Universidad Interamericana de Puerto Rico (UIPR) y la SBA. El centro está ubicado en el Recinto de San Germán de la UIPR.
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